Leer- en inspiratieomgeving
Waar staat Noordoostpolder in 2017?
Voorafgaande aan de bouw van deze Samenwerkingswijzer is de praktijk in Noordoostpolder samen met het college, managementteam en beleidsprofessionals geëvalueerd.
De evaluatie is tijdens verschillende werkateliers met sleutelpersonen binnen de gemeente gedeeld en aangevuld. De evaluatie gaf aanleiding tot lessen en ideeën die aan de basis staan van deze Samenwerkingswijzer!
Het is goed om regelmatig met elkaar de stand van zaken te evalueren en te vertalen naar lessen voor de ontwikkelagenda.
Handreikingen
Regie vanuit de raad op samenwerking en interactie
Regie vanuit de raad betekent dat de raad actief richting geeft aan de aanpak van participatie bij die onderwerpen waar de raad ook over gaat – omdat de raad bevoegd is of een onderwerp grote impact heeft in de samenleving en politiek relevant is. Het college kan de raad daartoe in positie brengen.
Bij regie door de raad kun je denken aan:
- Het richten van de inzet: onderwerp, afbakening en cruciale politieke keuzevraagstukken.
- Selectie van cruciale partijen.
- Bepalen van de gewenste participatie: participatievorm of doelen van participatie.
- Cruciale processtappen.
- De eigen rol van de raad tijden het participatieproces.
- De rolverdeling tussen raad en college in het proces.
- Evaluatie en controle op de voortgang.
De gemeente is een goed samenwerkingspartner door samenwerking en participatie te helpen en niet te hinderen. De gemeente kan helpen door ruim baan te geven aan anderen zodat zij goed kunnen bijdragen aan de publieke zaak en daaraan hun energie willen geven. De gemeente is bescheiden over de eigen rol en het aandeel in de aanpak van vraagstukken. De gemeente is één van de spelers.
Gemeenteraden kunnen initiatieven of het bundelen van krachten helpen door:
- Ruimte te geven en invloed te delen.
- Minder regels te stellen.
- Meer te sturen op doelen en resultaten en minder op de manier waarop of de weg waarlangs.
- Dienstbaar te zijn door ondersteuning en assistentie te bieden aan partijen in de samenleving die zelf initiatief tonen.
- Eigen inzet en plannen af te stemmen op die van burgers, bedrijven of maatschappelijke organisaties.
- Constructief aan te sluiten op initiatieven en beleid van andere partijen om synergie te realiseren.
- Duidelijkheid en continuïteit te bieden in beleid.
- Betrouwbaar te zijn en zich te houden aan afspraken.
- Met één mond te spreken en naar buiten toe als eenheid (raad – college en ambtelijke organisatie) te opereren. Bereid zijn voldoende te geven en te nemen in het licht van een goede inschatting van de eigen rol en het eigen aandeel in de samenwerking.
- Slagvaardig te zijn door het college een helder mandaat te geven om met andere partijen snel tot zaken te kunnen komen (‘zonder telkens terug te hoeven naar de raad’).
- Duurzame relaties te onderhouden en op basis daarvan snel tot effectieve samenwerking te komen.
Wat doe je liever niet?
- Alles zelf willen bepalen.
- Overspannen eisen en voorwaarden stellen aan initiatieven of plannen van anderen.
- Geen politieke knopen doorhakken. Net zolang zoeken tot er consensus bereikt is en iedereen tevreden is, terwijl duidelijk is dat dit niet gaat lukken.
- Een participatietraject of het college op voorhand diskwalificeren als ontevreden burgers klagen als er geen consensus is bereikt (en er per definitie partijen in de samenleving ontevreden zijn met de uitkomsten van een traject).
- Niet te beseffen dat burgers ook een machtsspel spelen wanneer zij inhoudelijk niet tevreden zijn met de uitkomsten van een participatief proces en komen ‘klagen’ bij de raad.
- Voortdurend of regelmatig wisselen van beleid of veranderen van mening.
- Afspraken niet nakomen.
- Verzaken bij het leveren van het eigen aandeel in de samenwerking.
Een politiek keuzevraagstuk is een keuzevraagstuk waarover een politiek orgaan, dat wil zeggen de volksvertegenwoordiging, moet of wil besluiten. Het gaat hier om keuzes die gemaakt moeten worden over politiek relevante onderwerpen.
Het criterium ‘politieke relevantie’ biedt een hulpmiddel voor argumentatie en discussie op basis waarvan de (meerderheid van de) raad uiteindelijk zelf beslist of een onderwerp politiek relevant is.
De praktijk leert dat het onderscheid tussen hoofdlijnen en details als grondslag voor taakverdeling tussen raad en college niet werkt. Wat voor de één detail is, vindt de ander een hoofdlijn. De ervaring is dat het criterium van ‘politieke relevantie’ wél werkt. Ongeacht de politieke kleur kunnen partijen het met elkaar eens worden over wat wezenlijke onderwerpen zijn waarover raadsleden van mening verschillen (agree to disagree). Men kan denken aan keuzes over ‘wel of geen zondagsrust’, ‘hoogbouw of laagbouw’ en ‘meer of minder speelruimte voor kinderen wel of niet ten koste van bijvoorbeeld parkeerplaatsen’.
Door onderwerpen in politieke keuzevraagstukken te ontleden, wordt precies afgebakend waar de raad als democratisch gekozen volksvertegenwoordiging aan de hand van politiek kaders uitsluitsel over moet geven. Het richt bovendien de aandacht op die onderwerpen waarop de raad zich in de samenleving moet oriënteren en eventueel de interactie moet aangaan. De discussie in de raad over een woningbouwproject kan zich bijvoorbeeld richten op de volgende punten:
- Hoogbouw of laagbouw – dit in relatie tot de hoeveelheid benodigde woningen, de financiën en het vrijhouden van het buitengebied?
- De verhouding tussen sociale en particuliere woningbouw?
- De hoeveelheid parkeerplaatsen – dit mede in relatie tot de hoeveelheid groen en speelplek in de openbare ruimte?
Stel de politieke rol van de raad en politieke bemoeienis in dienst van het zijn van een goede samenwerkingspartner. Dat houdt in dat de raad op de goede momenten politieke bemoeienis heeft met onderwerpen en op de goede momenten rust en ruimte geeft:
- Kijk veel preciezer wanneer de raad in beeld moet zijn en wanneer politieke bemoeienis is vereist. Geef ruimte aan partijen in de samenleving om er onderling uit te komen wanneer politieke bemoeienis leidt tot hinder. Help wanneer de samenleving er zelf niet uit komt of belangenafwegingen niet aan de samenleving overgelaten kunnen worden.
- Als de opgave belangrijk is en politieke bemoeienis is vereist, organiseer dan een goede inbreng in het proces. Geef een politiek fundament waar andere partijen op kunnen voortbouwen en biedt daarmee duidelijkheid en continuïteit. Dat kan op een goede manier door politieke keuzevraagstukken inzet te maken van burgerparticipatie.
Wat betekent dit voor de raad?
- De raad gaat gezaghebbend het gesprek met burgers aan over politieke keuzevraagstukken.
- De raad versterkt zijn politieke primaat door zich rechtstreeks in de samenleving te oriënteren op de belangen pro en contra.
- Burgers, bedrijven en instellingen worden betrokken in de belangenafweging en kunnen zich ook verplaatsen in andere belangen.
- Naast luisteren naar burgers, gaat het om het vermogen hen duidelijke keuzes voor te leggen, daarin een keuze te maken en hierover publiekelijk verantwoording af te leggen.
- Tijdens politieke debatten verantwoorden fracties nadrukkelijk hoe zij de inbreng van burgers wegen in hun eigen standpunt op het keuzevraagstuk.
- Raadsleden en -fracties zijn in staat en bereid samen te werken over de wijze waarop het participatietraject wordt ingericht en de rol die de raad en burgers daarbij spelen. Dit om ervoor te zorgen dat de raad voor burgers een herkenbaar en betekenisvol orgaan is.
Wat vraagt dit van de samenwerking tussen raad en college?
- Het college en de ambtelijke organisatie brengen de raad tijdig in stelling rond de essentiële politieke vraagstukken.
- De raad verstrekt met zijn besluit een werkbaar politiek mandaat waarmee het college slagvaardig aan de slag kan.
- Raad en college voeren geen strijd en lopen elkaar tijdens interactief werken niet voor de voeten.
- Er bestaat overeenstemming over de onderlinge rol- en taakverdeling.
Realiseren van maatwerk
Onderdeel van een professionele werkwijze is de vaardigheid tot maatwerk te komen.
- In nagenoeg elke situatie zijn dezelfde zaken belangrijk: belangen; belanghebbenden; doelen; rolverdeling; spelregels, verwachtingenmanagement; communicatie. In nagenoeg elke situatie spelen deze zaken net op een andere manier.
- Professionaliteit betekent dan dat je vanuit een gemeenschappelijke manier van werken zicht hebt op wat speelt en in samenspel kunt inschatten wat in deze situatie precies nodig is – in plaats van elke keer ‘lukraak’ wat te doen. In samenspel met:
Raad, college en ambtelijke organisatie.
Participanten en initiatiefnemers. - Professionaliteit betekent ook dat je ondanks deze complexiteit op basis van ‘gezond verstand’ kunt toewerken naar een resultaat met mensen die daar vanuit positieve energie aan willen bijdragen.
- Een professionele werkwijze betekent een gemeenschappelijke taal en handelingsrepertoire.
Invulling geven aan verwachtingenmanagement
Hoe wek je bij partners verwachtingen die je ook kunt waarmaken?Goed verwachtingenmanagement zou als rode draad door elke samenwerking of interactief proces moeten. Dit verdient binnen iedere processtap aandacht! Ga steeds na wat er voor nodig is om goed verwachtingenmanagement te realiseren richting alle actoren.
Heldere verwachtingen bieden samenwerkingspartners over en weer aan elkaar. Het gemeentebestuur mag daar ook andere partijen op aanspreken om duidelijkheid te vragen.
- Ze hebben een duidelijk beeld van hun eigen situatie. Zij weten wat inhoudelijke uitgangspunten en randvoorwaarden zijn die voortvloeien uit eerder vastgesteld beleid – en hoeven zichzelf en anderen tijdens het proces hiermee niet te verrassen.
- Zij kunnen eenduidig naar buiten optreden (‘met één mond praten’).
- Zij kunnen met een helder mandaat spreken namens hun organisatie.
- Zij kunnen inzicht geven in hun verwachtingen en standpunten.
- Zij wekken duidelijke verwachtingen, maken die waar of geven tijdig aan als ze die niet waar kunnen maken.
Passende werkvormen kiezen
Onderdeel van het procesontwerp is een keuze van passende werkvormen om de opgave en de procesdoelen van de samenwerking te realiseren. Het verdient aanbeveling om binnen de gemeente alle werkvormen en ervaringen daarmee te ontsluiten!Het onderstaande overzicht biedt een eerste globale indeling naar algemene werkvormen.
De keuze van passende werkvormen is belangrijk. Als de gemeente bijvoorbeeld zorgt voor werkvormen waarbij ook de verbaal minder sterke deelnemers aan bod kunnen komen kan het gemeentebestuur tevens invulling geven aan 'verbindende communicatie'. Zo draag je bij aan een goed klimaat voor samenwerking en participatie.
Inspelen op maatschappelijke initiatieven
Wat zijn succesfactoren om goed in te spelen op maatschappelijke initiatieven?
Alert zijn op valkuilen
Voorkom veelvoorkomende valkuilen die in de praktijk van veel gemeenten relevant zijn!
- Participatie om de participatie.
- “Consensus en draagvlak zijn altijd te realiseren bij goede participatie” – een remmende illusie.
- Participatie komt neer op het weglopen voor het nemen van beslissingen.
- Van een klankbordgroep consensus verwachten.
- Een representatief beeld als eis aan participatie.
- Ongenoegen over de inhoudelijke uitkomst botvieren op de kwaliteit van het proces.
- Onvoldoende (politiek-bestuurlijke organisatie) om participatie te richten en er vervolg aan te geven.
- Bestuurders/ politici bewijzen lippendienst aan participatie en samenwerking, maar doen er vervolgens alles aan om het niet te laten slagen.
- Participatie en samenwerking zien als apart proces in plaats van een integraal onderdeel van het beleidsproces.
- Zelf geen goed samenwerkingsspeler voor andere partijen zijn - maar andere partijen wél aanspreken op hun opstelling in de richting van het gemeentebestuur.
Leerzame voorbeelden
Binnen deze Samenwerkingswijzer geven we formats om de praktijk en concrete voorbeelden te evalueren: Evalueren van samenwerking. Om lessen te delen is het belangrijk om de uitkomsten van deze evaluaties hier op te nemen.
Belangrijke voorbeelden om via deze weg te evalueren zijn:
- Social sofa Emmeloord
- Kunstwerk de Vis - Emmeloord/ fietsbrug Urkervaart
- Buurtwinkel Espel
- Samenspel met klankbordgroep in nieuwbouwwijk Emmelhage
- Realisatie van diverse speeltuinen/ sportkooien
- Realisatie urnenmuur op de begraafplaats
En in het bijzonder ook complexere opgaven met verschillende belangen:
- Mariaschool
- Open plan proces Centrum
- Kinderdagverblijf Gunnink
- Multifunctionele accommodaties Tollebeek/ Rutten
- Toekomstvisie/ dorpsvisie
- Kleedkamers voetbalvereniging
