Interne organisatie in dienst van samenwerking
From Noordoostpolder samenwerkingswijzer
Interne organisatie in dienst van samenwerking
Samenwerking met partners stelt ook eisen aan de interne organisatie. In hoeverre is de interne organisatie dienstbaar aan samenwerking en interactief werken?
Goede samenwerkingspartner: organisatiekracht gevraagd!
Is de gemeente een goede samenwerkignsspeler voor anderen?
Slagvaardig inspelen op maatschappelijke initiatieven
Hoe organiseer je dat? Bouwstenen voor een werkwijze:
- In de ambtelijke organisatie is een pool met accountmanagers beschikbaar als helpdesk en om zich snel te verbinden aan maatschappelijke initiatieven.
- Initiatiefnemers die contact zoeken met de gemeente komen snel en klantvriendelijk in verbinding met de accountmanagers in deze pool.
- Vanaf de gemeentelijke website en bijvoorbeeld het Klantcontactcentrum worden initiatiefnemers goed doorgeleid.
- Vanuit de pool wordt snel een accountmanager aangewezen om het contact met initiatiefnemers te organiseren.
- De accountmanager is het centrale aanspreekpunt voor de initiatiefnemers.
- De accountmanager begeleidt initiatiefnemers en voorkomt dat deze zelf de weg moeten vinden binnen het gemeentebestuur – met kans op verdwalen.
- De accounthouder blijft van begin tot einde aan het initiatief verbonden.
- De accountmanager vervult meerdere rollen:
- Helpdesk en vraagbaak.
- Koppelaar.
- Begeleider en ontzorger.
- Kwaliteitsbewaker.
- Monitor van voortgang en afspraken.
- De accountmanager doet een eerste verkenning met de initiatiefnemers: Waar gaat het hier om? De uitkomst is te zien als een ‘intake’ van het initiatief. De verkenning richt zich op een aantal vragen:
- Wie zijn de initiatiefnemers?
- Hoe kan het initiatief getypeerd worden?
- Wat is de maatschappelijke opgave? Wat willen initiatiefnemers realiseren?
- Wat is de afbakening van het initiatief – in relatie tot maatschappelijke opgaven en gemeentelijke doelen?
- Wie zijn de belanghebbenden? Welke belangen spelen hier?
- Wat is de stand van zaken toe nu toe?
- Wat is de vraag van initiatiefnemers aan het gemeentebestuur?
- De accounthouder komt tot een eerste en voorlopige inschatting van het initiatief:
- Afbakening van het initiatief in samenhang tot maatschappelijke opgaven en doelen van de gemeente.
- Meerwaarde om vanuit de gemeente aan te sluiten.
- Relevantie voor raad, college en/ of ambtelijke organisatie.
Overzicht van doelen en opgaven waar gemeente Noordoostpolder aan werkt
- De accountmanager kiest een goed moment om te verbreden. De accountmanager zoekt naar personen in de ambtelijke organisatie op basis van samenhang en afbakening:
- Aan de realisatie van welke opgaven of doelen kan het initiatief een bijdrage leveren?
- Binnen het bredere team wordt het initiatief gewogen.
- Gaan we het initiatief versterken? Waarom en hoe?
- Zijn er er vanuit de gemeentelijke verantwoordelijkheid argumenten om niet op het initiatief in te gaan óf om het initiatief te remmen?
- Wie besluit over het vervolg? Raad, college of directie?
- Is een startnotitie nodig?
